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Gestion des groupes

Les groupes dans Qalyptus Server offrent un moyen efficace d'organiser les utilisateurs et de gérer les accès à grande échelle. Les groupes peuvent être créés manuellement ou synchronisés automatiquement depuis des annuaires d'entreprise, permettant une gestion dynamique des utilisateurs et une distribution automatisée des tâches.

Avantages de la gestion des groupes​

Organisation efficace des utilisateurs​

  • Administration simplifiée : Gérer plusieurs utilisateurs via l'appartenance à un groupe
  • Appartenance dynamique : Mises à jour automatiques lors des arrivées ou départs d'utilisateurs dans les organisations
  • Contrôle d'accès à grande échelle : Appliquer des permissions à des groupes entiers

Distribution automatisée des tâches​

  • Destinataires basés sur les groupes : Attribuer des rapports et des tâches à des groupes entiers
  • Mises à jour dynamiques : Les nouveaux membres du groupe reçoivent automatiquement les tâches attribuées
  • Workflows simplifiés : Éliminer la maintenance manuelle des listes de destinataires
Permissions administratives

Par défaut, seuls les utilisateurs avec le rôle Administrateurs peuvent créer, modifier et supprimer des groupes. Des rôles personnalisés peuvent être configurés avec des permissions de gestion des groupes pour une administration déléguée.

Création manuelle d'un groupe​

Créer un nouveau groupe​

  • Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Groupes
  • Cliquez sur Créer un groupe et configurez les paramètres du groupe
  • Nom : Identifiant unique du groupe
  • Description : Description facultative du groupe pour le contexte
  • Organisation : Sélectionnez l'organisation à laquelle appartient ce groupe
  • Enregistrer la configuration

Qalyptus Server create Group

Affectation des utilisateurs​

Appartenance basée sur l'organisation​

Tous les utilisateurs de l'organisation par défaut sont automatiquement inclus dans le groupe système « Tous les utilisateurs (organisation par défaut) ». Pour les groupes personnalisés, l'appartenance doit être gérée manuellement.

Contrainte d'organisation

Les groupes sont propres à chaque organisation. Les utilisateurs ne peuvent être ajoutés qu'à des groupes de leur organisation. Si un utilisateur quitte une organisation, il est automatiquement retiré de tous les groupes associés.

Ajouter des utilisateurs aux groupes​

  • Accédez au groupe que vous souhaitez modifier
  • Cliquez sur le bouton Action pour afficher les options disponibles
  • Sélectionnez Membres dans le menu d'actions
  • Cliquez sur Ajouter des utilisateurs
  • Sélectionnez des utilisateurs dans la liste disponible (filtrée par organisation)
  • Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les ajouts
  • Cliquez sur Fermer pour quitter la gestion des membres

Qalyptus Server Groups Edit Members

Retirer des utilisateurs des groupes​

  • Accédez à l'interface de gestion des membres du groupe
  • Supprimez les utilisateurs que vous souhaitez retirer du groupe
  • Enregistrez les modifications pour mettre à jour l'appartenance au groupe

Groupes système par défaut​

Qalyptus Server inclut des groupes intégrés qui ne peuvent pas être modifiés ni supprimés :

Tous les utilisateurs (Organisation par défaut)​

  • Type : Interne
  • Appartenance : Inclut automatiquement tous les utilisateurs de l'organisation par défaut
  • Gestion : Les membres ne peuvent pas être ajoutés ou supprimés manuellement

Qalyptus Self-Reporting​

  • Type : Licence
  • Objectif : Contient les utilisateurs licenciés pour l'extension Qalyptus Self-Reporting
  • Gestion : Les utilisateurs peuvent être assignés dans les limites de la licence
Synchronisation des groupes

Les groupes provenant d'Active Directory et de Microsoft Entra ID sont automatiquement créés lors de la synchronisation des utilisateurs lorsqu'ils contiennent au moins un utilisateur.

Bonnes pratiques​

Stratégie d'organisation des groupes​

  • Par département : Créer des groupes alignés avec les départements de l'organisation
  • Par projet : Organiser les utilisateurs autour de projets ou d'initiatives spécifiques
  • Par rôle : Regrouper les utilisateurs par rôles fonctionnels ou responsabilités
  • Par localisation : Organiser par emplacements géographiques si pertinent

Conventions de nommage​

  • Utiliser des noms de groupes cohérents et descriptifs
  • Envisager des préfixes pour différents types de groupes (ex. « DEPT_ », « PROJ_ », « ROLE_ »)
  • Éviter les caractères spéciaux pouvant causer des problèmes système

Maintenance​

  • Réviser régulièrement les appartenances aux groupes
  • Supprimer rapidement les utilisateurs inactifs
  • Mettre à jour les descriptions des groupes lorsque leurs objectifs évoluent
  • Surveiller la synchronisation automatique pour les groupes intégrés à l'annuaire

Efficacité de la distribution des tâches​

  • Utiliser les groupes comme destinataires de tâches pour simplifier la distribution des rapports
  • Tirer parti des mises à jour dynamiques de l'appartenance pour inclure automatiquement les nouveaux membres de l'équipe
  • Créer des groupes spécialisés pour les utilisateurs pouvant consulter un rapport spécifique via l'extension « Qalyptus On-demand ».
Gestion des tâches basée sur les groupes

Lorsque des groupes sont utilisés comme destinataires de tâches, l'ajout ou la suppression d'utilisateurs dans le groupe met automatiquement à jour toutes les distributions de tâches associées sans intervention manuelle.