Utilisateurs
Toute personne ayant besoin d'accéder à Qalyptus Cloud, que ce soit pour parcourir, publier, modifier du contenu ou administrer le site, doit être ajoutée en tant qu'utilisateur.
Seuls les administrateurs du tenant ou les utilisateurs dotés du rôle d'administrateur peuvent créer, modifier et supprimer des utilisateurs.
Inviter des utilisateurs
Pour permettre à un utilisateur de se connecter à Qalyptus, vous devez lui envoyer une invitation depuis Qalyptuis Cloud.
- Connectez-vous à Qalyptus Cloud en tant qu'administrateur
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur Ajouter utilisateurs, puis sur Inviter des utilisateurs
- Entrez l'e-mail des utilisateurs à inviter séparés par une virgule
- Choisissez le rôle des utilisateurs
- Le rôle Administrateur du Tenant donne un accès complet au tenant à l'utilisateur
- Rôle dans organisation donne à l'utilisateur le rôle sélectionné dans l'organisation sélectionnée
- Cliquez sur Inviter
L'utilisateur recevra un e-mail avec un message l'informant que vous l'avez invité à rejoindre votre tenant Qalyptus. Un lien d'enregistrement est ajouté dans le message.
Si l'utilisateur a déjà un compte Qalyptus, il rejoindra votre tenant après son authentification, Sinon, il doit créer un compte Qalyptus avant de rejoindre votre tenant.
Une licence sera attribuée à l'utilisateur en fonction de son rôle. En savoir plus sur les rôles et les licences.
Ajouter un destinataire
Un destinataire est un utilisateur qui ne peut recevoir des rapports que par e-mail. Un destinataire n'a aucun rôle et ne peut pas se connecter à Qalyptus.
- Connectez-vous à Qalyptus Cloud en tant qu'administrateur
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur Ajouter utilisateurs, puis sur Créer destinataire
- Complétez les champs suivants :
- Prénom : Le prénom du destinataire
- Nom : Le nom du destinataire
- Email : L'e-mail du destinataire
- Organisations : Choisissez les organisations auxquelles vous souhaitez ajouter l'utilisateur. L'organisation par défaut est Qalyptus
- Cliquez sur Enregistrer
Importer des destinataires depuis Excel
Pour automatiser l'ajout d'utilisateurs à Qalyptus, vous pouvez créer un fichier Excel contenant les informations de l'utilisateur, puis importer le fichier.
Pour importer des utilisateurs depuis Excel :
- Connectez-vous à Qalyptus Cloud en tant qu'administrateur
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur Ajouter utilisateurs, puis sur Importer destinataires
- Nous vous recommandons de télécharger le fichier modèle pour créer facilement votre fichier d'importation
- Cliquez sur Choisir un fichier et accédez à votre fichier
- Sélectionnez le fichier Excel
- Cliquez sur Importer destinataires
Si le destinataire existe déjà dans l'organisation, les informations suivantes seront mises à jour : Prénom, Nom et Groupes.
Vous devez utiliser un fichier Excel qui respecte l'ordre des colonnes attendu. Seule la première feuille sera utilisée. Veuillez télécharger et utiliser le modèle et suivre les instructions disponibles dans chaque colonne.
L'importation ajoutera les destinataires à une organisation. Pour importer des destinataires dans plusieurs organisations, répétez le processus d'importation pour chaque organisation.
Désactiver / Activer un utilisateur
Vous pouvez désactiver un utilisateur pour l'empêcher de se connecter à Qalyptus Cloud et de ne pas recevoir de rapports par e-mail.
Pour désactiver ou activer un utilisateur, procédez comme suit :
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton Action de l'utilisateur
- Sélectionnez Désactiver ou Activer
Supprimer un utilisateur
Pour supprimer un utilisateur, procédez comme suit :
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton d'action à trois points
- Sélectionnez Supprimer
- Cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer
Pour supprimer plusieurs utilisateurs simultanément, cochez la case des utilisateurs que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton Supprimer à côté du bouton Ajouter utilisateurs.
Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur dans les cas suivants :
- Supprimer votre profil
- Supprimer le propriétaire du Tenant
- Supprimer un utilisateur propriétaire du contenu (rapports, tâches, etc.). Vous devez transférer son contenu avant de le supprimer (voir la section Transférer le contenu de l'utilisateur)
Changer les rôles et les organisations
Vous pouvez modifier les rôles et les organisations des utilisateurs et modifier les organisations des destinataires.
Pour modifier les rôles et les organisations de l'utilisateur, procédez comme suit :
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton d'action à trois points
- Sélectionnez Modifier les rôles et les organisations ou Modifier les organisations
- Mettre à jour les rôles et les organisations
- Cliquez sur Enregistrer
La modification des rôles d'utilisateur peut affecter la licence utilisateur. En savoir plus sur les rôles et les licences.
Ajouter un utilisateur à un groupe
Pour gérer facilement les utilisateurs, vous pouvez les ajouter à des groupes. Les groupes peuvent être utilisés pour attribuer des autorisations pour le contenu ou ajoutés en tant que destinataires dans une tâche.
Vous pouvez ajouter un utilisateur à un groupe de trois manières :
A. Modifier les groupes d'utilisateurs dans leur profil :
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton Action de l'utilisateur
- Sélectionnez Modifier groupes
- Mettre à jour les groupes d'utilisateurs
- Cliquez sur Enregistrer
B. Modifier les membres du groupe : Nous vous recommandons de modifier les membres du groupe si vous souhaitez ajouter de nombreux utilisateurs à un groupe. En savoir plus sur les groupes.
C. Utiliser un fichier Excel : Cette option n'est disponible que pour modifier les groups des destinataires. Vous pouvez spécifier des groupes d'utilisateurs lors de l'importation d'un destinataire à l'aide d'un fichier Excel. Voir ci-dessus la section Importer des destinataires depuis Excel.
Transférer le contenu et les permissions de l'utilisateur
Vous pouvez transférer le contenu d'un utilisateur à un autre utilisateur. Le nouvel utilisateur sera propriétaire du contenu de l'utilisateur actuel et des permissions dans d'autres contenus (projets, rapports, filtres, conditions et tâches).
L'utilisateur actuel perdra tout son contenu, ses permissions ou les deux.
Pour transférer le contenu ou les permissions de l'utilisateur :
- Accédez à Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton Action de l'utilisateur
- Sélectionnez Transférer contenu
- Choisissez si vous souhaitez transférer le contenu utilisateur, les permissions ou les deux
- Sélectionnez le nouvel utilisateur dans la liste déroulante
- Cliquez sur Transférer
Les permissions désignent toutes les permissions de l'utilisateur dans les contenus qu'ils ne possède pas.
Le nouvel utilisateur doit être membre de toutes les organisations de utilisateur pour transférer le contenu. Un transfert de contenu partiel n'est pas possible.
Transférer le contenu d'un utilisateur à un autre utilisateur avant de le supprimer.